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Digital Workplace : les enjeux data d’une nouvelle façon de travailler

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Une digital workplace est comme un bureau digitalisé, photo by CoWomen on Unsplash

jamespot-digital workplace-dataL’adoption de la Digital Workplace se répand dans les entreprises. Guillaume Poumadé, responsable communication et marketing chez Jamespot, nous explique comment cette plateforme digitale ouvre à de nouvelles formes de travail. Selon lui, elle constitue aussi un capital social et implique des enjeux liés aux données. Résultat de nos échanges.

Digital Workplace : travailler en mode digital

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ? Spontanément, beaucoup répondent : un bureau virtuel. Cependant, cette opinion est réductrice. En effet, une Digital Workplace constitue un prolongement naturel de l’intranet (la communication) et du réseau social d’entreprise (la communication et la collaboration). En l’adoptant, les entreprises s’ouvrent à une nouvelle manière de travailler centrée sur la :

  • Communication : communiquer en temps réel (chatbots d’entreprise, vision conférence, etc.), pouvoir interagir et contribuer (actions sociales, commentaires, etc.) ;
  • Collaboration : gérer ses projets en équipe, disposer de calendriers partagés ;
  • Centralisation : disposer d’une base documentaire de référence, centraliser les informations et les échanges ;
  • Productivité : accéder à toutes ses applications métiers, ajouter des process autour de ses spécificités métiers.

Souvent, une Digital Workplace se présente comme une plateforme offrant un espace de travail et une multitude d’applications. L’employé y choisit ses outils : agenda, messagerie instantanée, suivi de projet, etc. La plateforme propose ses propres applications, ou des applications populaires comme Trello, GitHub, Twitter, etc. Ces partenariats peuvent surprendre : Teams de Microsoft abrite par exemple : Google Analytics, le CRM SalesForce ou Cisco Webex. Des sociétés, pourtant, concurrentes de Microsoft.

Mais la Digital Workplace influe sur les façons de travailler. Lecko, qui étudie ce phénomène depuis 2005, distingue deux types de Digtial Workplace. Les premières sont des suites d’applications qui modernisent la bureautique et le poste de travail.

Les secondes, ou Digital Workplace transformantes, changent les habitudes de travail. Il s’agit par exemple pour les directions et les employés de co-produire un document et de partager l’information en temps réel, d’adopter le mode projet et en réseau, de réduire la hiérarchie et de privilégier l’autonomie. Elles sont plus difficiles à mettre en place, car elles impliquent un changement des mentalités. Le Manifeste du Digital Workplace en donne une idée.

La Digital Workplace est pour le SaaS ce que le bureau est à l’ordinateur : un lieu où chacun peut organiser ses dossiers et travailler au quotidien.

Guillaume Poumadé

Digital Workplace : l’usage comme facteur d’adoption

Les Digital Workplace, comme le réseau social d’entreprise, mettent du temps à s’installer, particulièrement quand la direction ou les managers sont à l’initiative. Dans ce cas, ils reproduisent la hiérarchie et maintiennent les silos entre les services. Dès lors, les employés sont réticents à l’utiliser, car ils craignent d’être surveillés et ne se sentent pas libres de s’exprimer. Par ailleurs, il faut que leur contribution soit pertinente et sans erreur ; sinon, gare au jugement des collègues et des pairs !

Alors, comment adopter une Digital Workplace ? Un tel dispositif fonctionne quand il correspond à un besoin et qu’il se fonde sur les usages des employés. Par ailleurs, les applications doivent remplir une seule fonctionnalité et être faciles d’utilisation. Evidemment, des défauts persistent : le manque de simplicité, la courbe d’apprentissage, la multiplication des applications aux fonctionnalités similaires, la sur-sollicitation de leurs notifications, et la facebookisation. En effet, en entreprise, un salarié peut difficilement s’exprimer avec le style et le ton qu’il emploie en privé sur un réseau social.

Ce dernier exemple montre que les usages privés et professionnels d’une même application se distinguent. La limite est ténue néanmoins, car les pratiques professionnelles correspondent à nos modes de vie : ubiquité, mobilité, usage de plusieurs terminaux et de multiples applications, télétravail, équipe éclatée dans différents lieux, BYOD (bring your own device), etc. De ce fait, il est recommandé d’adopter une charte de bonne conduite et de veiller à la gouvernance de la Digital Workplace.

Une Digital Workplace constitue un capital social

Toutefois, l’intérêt pour les Digital Worplace reste vif. Et pour cause, Gartner estime un chiffre d’affaires mondial pour cette technologie à 4,8 milliards de dollars pour 2023. D’où vient alors sa valeur ?

Les gains en productivité, en efficacité, en partage d’informations et de documents sont réels. Chaque fonction de l’entreprise y trouve plusieurs bénéfices : autonomie, modernisation des outils, facilitation des processus.

Par exemple, la Digital Workplace joue un rôle dans l’expérience employé en proposant des outils modernes, à jour, et favorisant la collaboration. C’est un atout pour attirer des profils, surtout dans les métiers de l’informatique sensibles à ces dispositifs.

Le capital social est une valeur méconnue d’une Digital Workplace. Ce dernier s’établit à partir des données issues des interactions sociales, par exemple les likes sur des contenus, des tags, des échanges, etc. Ils permettent de reconstituer un graphe social par data/personnes/documents. Et les calculs qu’on peut faire sur cet ensemble forment un capital. Or, la data, c’est le pétrole de l’informatique, d’où son intérêt financier. Pour autant,  ce capital social peut-il être considéré comme un actif immatériel ?

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Avec une digital workplace, les équipes travaillent à distance… et collaborent, image par Tumisu de Pixabay

Construire un écosystème grâce à  l’interopérabilité et la data

Le SaaS (Software as a Service) a joué un rôle clé dans le développement et l’adoption de la Digital Workplace. Il permet de centraliser en un seul et même espace toutes les applications utiles, officielles et officieuses, et ainsi de combattre le Shadow IT.

En outre, le Cloud permet de se connecter, par des API, à quantité d’applications et de laisser des partenaires déposer les leurs sur la plateforme. Cette dernière devient ainsi un écosystème applicatif, formé de connecteurs et d’applications propres, qui participe de sa valeur.

Tout l’enjeu est d’ouvrir cet écosystème, de l’intégrer à son environnement numérique et d’être interopérable. Par exemple,  Jamespot propose des liens vers les applications de Cegid et Oracle, et leur Digital Workplace peut s’intégrer aux écosystèmes de Sindup, Eudonet, Proxem, etc.

Une solution de facilité est pour maints éditeurs de se connecter aux Microsoft Office 365, Google Suite, Facebook Workplace et Slack. La logique est celle de petits éditeurs qui implémentent des accès vers les Digital Workplaces des GAFAM.

Mais en le faisant, ils ne protègent pas leur capital social. Car les GAFAM, par leurs API, n’y donnent pas un accès global. Ils ne le font que parcimonieusement. A large échelle, il devient inexploitable .

Aujourd’hui, en croisant le graphe social interne Office365 et externe LinkedIn, on peut dire que Microsoft connaît mieux une grande entreprise qu’elle-même ne se connaît.

Et vous, utilisez-vous une Digital Workplace ? Quels en sont vos usages ?

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