Business analyse  dit-on en France, nos cousins québécois l’appellent l’analyse d’affaires. Répandu dans les pays anglo-saxons, méconnu ici, ce métier se structure peu à peu. Très lié aux projets informatiques, il ne s’y limite pas. Récent, tout le monde en parle sans avoir une claire idée de son rôle et de ses missions. Quel est donc cet étrange métier non identifié ? Découvrons-le.

Répondre à un besoin, définir une solution

Le business analyste intervient très tôt dans un projet, il intervient même avant le projet. Il entre en jeu à partir du moment où une société veut saisir une opportunité ou résoudre une problématique, c’est-à-dire, répondre à un besoin, pour reprendre la terminologie du BABOK – une des principales références méthodologiques. Cette problématique peut être opérationnelle : améliorer le taux de commande sur terminaux mobiles, déménager des services, réviser des contrats. Ou stratégique : repenser complètement un modèle d’affaires, réfléchir à la valeur ajoutée offerte au client final, prendre un virage numérique.

Pour une problématique donnée, le business analyste va envisager toutes les pistes de solution. Une solution, c’est refondre un site e-commerce en vue d’augmenter le chiffre d’affaires sur mobile, mettre à jour des contrats fournisseurs afin d’éliminer de coûteuses ambiguïtés, améliorer la qualité d’un processus. Cette exploration concerne tous les domaines de l’entreprise.

Par la suite, pour chaque composante de la solution, le business analyste va définir avec les parties prenantes les différentes approches envisageables. Par exemple, pour la mise à jour d’une application, on peut étudier ces approches : la faire évoluer en interne, en élaborer une nouvelle ou acheter un progiciel. Dans cette phase initiale de cadrage, le business analyste bâtit différents scénarios et les présente aux parties prenantes qui en retiennent un ou plusieurs qui seront approfondis.

Cette analyse se fera en tenant compte de la valeur apportée aux parties prenantes, c’est-à-dire les bénéficiaires de la solution : le client final, une direction métier ou informatique, un partenaire, etc. C’est une caractéristique de la business analyse : se concentrer sur la valeur apportée par la solution aux parties prenantes. Une des premières étapes, c’est justement de les identifier toutes, d’en oublier aucune et de mesurer la valeur que va leur apporter la solution.

La business analyse peut ainsi se comprendre comme l’ensemble des techniques qui visent à étudier une problématique ou une opportunité, et à définir, pour y répondre, la meilleure solution pour les parties prenantes.

Ce n’est pas de la gestion de projet

En France, on identifie mal ce métier, car ceux qui l’exercent le font souvent en plus de leur activité principale. En outre, et c’est particulier à notre pays, il existe l’assistant à maîtrise d’ouvrage, dont la profession est assez proche. Néanmoins, ce dernier se limite souvent à une dimension informatique, tandis que la business analyse donne une vision plus large de la solution.

La business analyse se confond aussi à tort avec la gestion de projet, car les solutions qu’elle définit vont se traduire en projets. Le rôle de la gestion de projet consiste à organiser au mieux les ressources pour fournir une solution qui a été spécifiée. Elle s’intéresse davantage à cette organisation, aux jalons à suivre, aux dates à respecter et aux produits à fournir. Elle ne se préoccupe pas à strictement parler d’apporter la bonne solution à la bonne problématique.

Un risque connu en gestion de projet : créer un produit qui ne correspond pas aux ambitions initiales. Une entreprise peut mobiliser toutes ses ressources et toute son énergie, puis fournir une solution dont la valeur est bien moindre que celle escomptée. Au final, elle n’aura pas atteint les bénéfices attendus et qui, au départ, justifiaient le projet.

La business analyse est là pour éviter ces écueils. Elle se pose constamment la question de savoir si au cours du projet, les équipes ne s’éloignent pas des objectifs de départ ou si elles ne rognent pas sur les ambitions. Elle s’assure qu’on ne perde pas le fil, que des décisions, aussi légitimes soient-elles, n’entament pas la valeur apportée aux parties prenantes. Elle est complémentaire de la gestion de projet.

Se mettre au service des parties prenantes

Quand il va étudier une problématique, le business analyste va partager l’ensemble des éléments avec les parties prenantes. Elles en auront ainsi une vision globale. Il est important qu’une partie prenante ne traite pas seule dans son coin une portion du besoin. Il est en effet préférable d’y répondre de manière intégrée. Et si l’une d’elles opère un changement, il faut se poser la question des conséquences de ce choix sur les autres.

Au cours d’un projet, les parties prenantes expriment parfois des attentes incompatibles ou des intérêts divergents. L’enjeu de la business analyse est alors de trouver un compromis satisfaisant. La difficulté est d’arriver à prendre de la hauteur par rapport aux attentes individuelles, celles d’une direction financière ou informatique par exemple, et de proposer une solution valable pour l’entreprise dans son ensemble.

C’est en effet en portant l’analyse au niveau de l’entreprise que la business analyse transcende toutes les parties prenantes. Les questions à se poser peuvent être : quelle valeur ajoutée la solution apporte-t-elle à l’entreprise, est-elle une priorité du moment ? La business analyse évite ainsi de traiter des besoins particuliers.

 Le Business Analyste est le gardien de la valeur de la solution et de la pertinence du projet dans son ensemble.

Un métier de contact

Ces conflits individuels et ces jeux de pouvoir sont monnaie courante dans la vie d’un projet. Afin de les surmonter et d’amener les parties prenantes à un consensus, le business analyste a intérêt à maîtriser toutes les formes de communication. En effet, il doit être précis dans sa communication écrite et orale – dans la définition des spécifications destinées à d’autres entreprises ou des collaborateurs externes, par exemple. Il doit également comprendre le langage du corps. Quand un interlocuteur ne parle jamais ou rarement, ses silences sont difficiles à interpréter : est-ce de la timidité, de la résistance passive à un changement, la manifestation d’un désaccord ?

Dans tous les cas, la neutralité est la meilleure attitude à adopter. Elle permet au business analyste d’accueillir des opinions divergentes et d’essayer de les faire converger. Il n’est pas une partie prenante, et n’en concurrence aucune. Il gagne ainsi en légitimité dans son rôle d’intermédiaire et peut alors évaluer en toute indépendance et objectivité, les différentes solutions d’une problématique.

Ces compétences relationnelles se développent davantage par l’expérience que par les livres. Ainsi, comment répondre à une partie prenante haut placée dans la hiérarchie, qui a participé à toutes les réunions, et qui s’étonne de l’ordre du jour en se référant à des questions qui ont déjà été traitées ? L’expérience permet de trouver le bon style et les bons mots pour la recadrer et la ramener dans le fil conducteur de la réunion.

Business analyse et méthodes agiles font bon ménage

Les méthodes agiles sont apparues ces dernières années, véhiculées notamment par les start-ups. La business analyse n’étant pas une méthode projet mais une boîte à outils, s’y adapte parfaitement.

Les méthodes agiles sont considérées par le BABOK comme un « contexte de mise en œuvre » de la business analyse. Le business analyste va s’y adapter et y puiser outils et techniques. Il en va de même avec les autres méthodes. On peut même imaginer une solution dont une composante sera déployée en test & learn et une autre composante dans un autre mode.

Plus précisément, les méthodes agiles présentent l’avantage de construire étape par étape des solutions sans les avoir spécifiées complètement. Toutefois, elles ne donnent pas un cadre de cohérence d’ensemble. La business analyse va apporter cette cohérence et l’appliquer à chaque étape (ou sprint) de la démarche agile.

D’une manière générale, la business analyse se met au service d’une équipe et de sa méthode, c’est en cela que ses techniques s’appliquent à toute méthode de projet. Elle va utiliser certains outils et techniques propres à une méthode et s’y adapter. En outre, elle insistera davantage, et périodiquement, sur des questions comme : est-ce le bon sujet à traiter, le besoin identifié est-il le bon, la solution envisagée est-elle pertinente ?

Business analyse et transformations numériques

Le recours à la business analyse est dans un contexte de transformation d’autant plus pertinent que l’entreprise se modifiera en profondeur. Car ce qui caractérise la plupart des chantiers de transformation actuels, notamment numériques, c’est que la solution ne peut se limiter à une composante. La business analyse en prenant en compte toutes les dimensions (informatique, organisationnelle, marketing,…) apporte une vision d’ensemble indispensable à la réussite du projet. On ne répond pas à un enjeu de transformation numérique en fournissant uniquement une solution informatique. Il y a forcément d’autres problématiques à analyser autour : une organisation à repenser, une offre de service à compléter, des actions de conduite du changement. C’est la réalisation concomitante de toutes ces actions qui feront que le projet rencontrera le succès.

C’est pourquoi, la transformation numérique ne doit pas être conduite uniquement par les directions techniques ou par les salariés qui maîtrisent les nouvelles technologies. La direction générale et les directions métiers ont leur mot à dire : sur les menaces et les opportunités, sur les risques et les profits de ces évolutions, sur l’adaptation vitale ou non à un nouvel environnement… Au final, ce sont elles qui valident la cible à atteindre.

La business analyse va rentrer dans ce dialogue d’ordre stratégique avec la direction générale, en vue d’anticiper ces changements et se demander comment les aborder. Faut-il rechercher des alliances, racheter des technologies ou former des équipes internes qui engageront le mouvement ? Elle va se poser également la question des conséquences sur les parties prenantes : est-ce une révolution du modèle économique ou est-ce un modèle économique qui change à la marge et qui, grâce à des technologies, va réduire des coûts ? Le changement n’est pas de même nature.

La Business Analyse, c’est éviter d’apporter une bonne solution à un mauvais besoin.

Trois recommandations pour une mise en place

Comment mettre en place une business analyse dans une entreprise ? Voici quelques recommandations.

La première recommandation est de ne pas sacrifier la phase d’analyse. Aujourd’hui, les délais constituent des contraintes fortes, et légitimes, qui pèsent sur les entreprises. Elles ont donc tendance à fournir rapidement un produit, fût-il inadapté. Alors que consacrer un ou deux mois à une réflexion sur le produit et à sa valeur, n’est jamais du temps perdu. Par exemple, l’identification tardive d’une partie prenante allonge les délais. Il faut l’éviter. Connaître toutes les parties prenantes, en donne une vision exhaustive, précise leur rôle et leur périmètre d’intervention. Tout cela sécurise un projet. Eviter de lancer un projet inutile, c’est également de la valeur apportée à l’entreprise.

Le rôle de la business analyse ne s’arrête pas au cadrage d’avant-projet, il s’inscrit dans la durée. C’est pourquoi, il est important que l’entreprise reconnaisse cette fonction et lui donne les moyens de poursuivre sa mission au-delà de la mise en œuvre de la solution.

Enfin, troisième recommandation : nommer des équipes de business analyse dédiées à cette activité. Ce métier nécessite d’être occupé à plein-temps pour gagner en efficience.

La business analyse prend en compte toutes les parties prenantes.

La business analyse prend en compte toutes les parties prenantes.

Cet article n’aurait pu être écrit, sans la patience et les idées éclairantes de Jean-François Pirus, de BPMS, qui a bien voulu répondre à nos questions.